Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang dokumento na sumasalamin sa lahat ng mahahalagang desisyon ng kaganapang ito. Ang maling pagbalangkas, kapwa sa mga tuntunin ng kahulugan at sa disenyo, ay maaaring maging sanhi ng pagtatalo ng mga kalahok sa pagpupulong. Bilang karagdagan, may potensyal na peligro sa paggawa ng hindi tamang mga pagpapasya sa pamamahala kung ang mga minuto ng pulong ng produksiyon ay naglalaman ng maling impormasyon. Tamang ayusin ito ay makakatulong sa isang hanay ng mga simpleng rekomendasyon.
Ang teksto ng dokumentong ito ay karaniwang naglalaman ng dalawang bahagi: pambungad at pangunahing. Ang mga minuto ng pagpupulong (ang unang kalahati nito) ay may kasamang paglalarawan ng pangunahing mga parameter ng kaganapan: posisyon, buong pangalan mga kalahok, chairman at kalihim. Kapag ang isa sa mga naroroon ay may isang espesyal na katayuan (inimbitahan, dalubhasa, tagamasid, atbp.), Ito rin ay nabanggit sa dokumento. Kung ang pagpupulong ay dinaluhan ng maraming tao, ang mga minuto ng pagpupulong ay maaaring maglaman ng data tungkol sa mga ito sa isang hiwalay na sheet, na isang hindi mapaghihiwalay na aplikasyon ng dokumento. Ang seksyon ng pambungad ay nagtatapos sa isang agenda na naglalaman ng isang listahan ng mga isyu na natugunan. Ito ay kanais-nais upang ayusin ang mga ito sa kahalagahan, gayunpaman, maaaring may iba pang mga kadahilanan na nakakaapekto sa lugar sa listahan ng mga katanungan. Halimbawa, ang istraktura ng agenda ay maaaring nakasalalay sa lohikal na relasyon ng bahagi ng mga isyu nito o ang pagtatrabaho ng mga taong lumahok sa kaganapan. Ang dokumento mismo ay naisakatuparan sa headhead ng organisasyon (ang unit nito), dapat itong ipahiwatig kapag naganap ang pulong.
Ang mga minuto ng pagpupulong sa pangunahing bahagi ay dapat tumutugma sa pambungad na isa. Sa partikular, ang mga item nito ay dapat pumunta sa parehong pagkakasunud-sunod tulad ng sa agenda. Ang algorithm para sa pagbuo ng isang teksto na kumukuha ng impormasyon sa bawat item ng agenda ay ang mga sumusunod: "nakinig", "nagsalita", "nagpasya". Ang pangunahing panuntunan sa bahaging ito ng protocol ay hindi ito dapat maging isang uri ng transcript.
Sa partikular, ang "nakinig" na sub-item ay naglalarawan kung sino ang pangunahing tagapagsalita sa isyu, kung ano ang iminungkahi niya bilang isang resulta ng kanyang pagsasalita. Para sa mga nagsasalita, ipinapahiwatig din ng mga kalahok kung sino ang nagsabi kung ano ang kanilang iminungkahi. Inaayos ng desisyon ang pangwakas na posisyon ng nakararami ng mga kalahok sa pagpupulong. Kung ito ay pinagtibay sa pamamagitan ng pagboto, dapat itong ipahiwatig kung gaano karaming mga tao para dito, ilan ang laban dito, pati na rin ang bilang ng mga pag-aalis. Depende sa kahalagahan ng mga isyu na tinalakay, maaaring nakalista ang buong pangalan. mga taong kinuha ito o posisyon na iyon.
Ang protocol ng pagpupulong ay iginuhit ng kalihim, ang dokumento mismo ay nilagdaan ng ehekutibo at tagapangulo ng pulong. Ang mapagkukunan ng impormasyon para sa pagsasama nito ay mga draft ng sulat-kamay, mga tala na ginawa gamit ang isang recorder ng boses, mga transkrip. Kung ang paglutas ng mga isyu na natukoy sa panahon ng pagpupulong ay nangangailangan ng awtoridad ng isang senior na opisyal na hindi lumahok sa pulong, ang karagdagang pag-apruba ay maaaring ipagkaloob para sa mga pagpapasya ng pinuno na ito. Ang naka-sign at nakarehistrong protocol ay maaaring ipadala pareho bilang isang solong dokumento, at sa anyo ng mga extract para sa mga opisyal, kung saan ang bahagi lamang ng mga katanungan ang nalalapat.
